19 инструментов для автоматизации малого бизнеса

Содержание:

• Когда нужно автоматизировать бизнес-процессы
• Автоматизация работы с клиентами
• Автоматизация маркетинга
• Автоматизация управления проектами
• Автоматизация бухгалтерских и налоговых отчетов
• Автоматизация разработки и создания сайтов и приложений
• Как избежать ошибок при автоматизации бизнес-процессов

Когда нужно автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизировать можно практически все и с первых дней существования компании. Но есть ситуации, когда автоматизация малого бизнеса необходима:

• Бизнес растет и команда не справляется с текущими задачами, документы долго ждут проверки или подписи;
• Задач слишком много и наступил хаос: постоянно возникают одни и те же ошибки, теряются данные о клиентах и заказах;
• Нужно ускорить процессы, на которые уходит много времени, если делать вручную. Например, подготовка налоговой декларации.

Автоматизация работы с клиентами

Одна из программ для автоматизации бизнеса, которую обычно внедряют в первую очередь, — CRM-система. Она помогает собирать данные о клиентах в одном месте и контролировать клиентский сервис. 

CRM-система сохраняет контакты клиентов и информацию о сделках. При первом обращении клиента система автоматически заводит для него карточку, куда попадает контактная информация.

Например, клиент интернет-магазина сделал заказ и оставил номер телефона, имя, email. Эти данные будут сохранены в его карточке. Когда менеджер узнает у клиента адрес доставки, он дополнит карточку этой информацией. 

Каждый заказ или сделка тоже сохраняется в виде карточки, которая попадает в визуализированную воронку продаж. Этапы воронки настраивают под потребности бизнеса. Например, для туроператора может быть так: «Заявка», «Предложение у клиента», «Договор подписан», «Предоплата», «Полная оплата». 

Информация доступна всем сотрудникам, которые имеют отношение к процессу, например, менеджерам и руководителю.

Когда клиент обращается в компанию во второй, третий, пятидесятый раз, менеджер видит не только имя клиента, но и историю взаимодействия с ним. 

Вариантов CRM-систем много, мы остановимся на пяти самых популярных в России.

«Битрикс24» — CRM-платформа от компании «1С-Битрикс». Есть готовые решения по отраслям бизнеса — для интернет-магазинов, юридических компаний и оптовиков, но можно настроить по-своему.

Можно объединять с другими продуктами «1С-Битрикс» и со сторонними сервисами, например, с «1С:Бухгалтерией» или телефонией Mango Office. 

Чтобы проверить, подойдет ли эта платформа для автоматизации бизнеса, можно воспользоваться бесплатным тарифом. Он ограничен не по времени, а по функциям и количеству заполненных форм.

AmoCRM — это платформа с минимальным набором функций — карточки клиентов, визуализация воронки продаж, интеграция с сервисами телефонии. В мобильном приложении есть сканер визиток, с помощью которого можно добавлять контакты в CRM.

RetailCRM — облачная CRM-платформа для интернет-магазинов. Менеджеры работают с заказами и следят за количеством товара на складе в одном окне — не нужно переключаться между разными сервисами.

Есть отдельный продукт для продаж в Instagram — retailCRM Chat. 

Pipedrive — международная CRM, которой пользуются крупные компании по всему миру, но для малого и среднего бизнеса она тоже удобна. Можно объединить более чем со 150 сервисами.

Zendesk — американский русифицированный сервис. Интегрируется с социальными сетями, блогами, чатами, встроенным коллтрекингом.

Читайте также:
Я хочу автоматизировать свой бизнес. Что мне нужно знать?
Зачем автоматизировать бизнес-процессы: 5 главных причин
5 лайфхаков, которые помогут бизнесу перейти в цифровую среду

Автоматизация маркетинга

Можно заниматься отправкой рассылок вручную, а можно использовать сервисы, которые помогают автоматизировать действия, связанные с рекламой и маркетингом. Например, настроить рассылки — и письма будут сами в нужной последовательности отправляться каждому, кто оставил электронную почту.

Расскажем о пяти сервисах, которые помогают автоматизировать работу с маркетингом.

SendPulse — русскоязычная email-платформа с понятным интерфейсом. Письма собирают в конструкторе, цепочки рассылок — в визуальном редакторе: чтобы отправить рассылку, не нужно быть программистом.

Сервис интегрируется по API с «Яндекс.Кассой», Bitrix, AmoCRM, Zapier и другими CRM и CMS. Есть бесплатная версия до 500 подписчиков и 15000 писем в месяц, но в этой версии нет интеграции с Google Analytics. 

MailChimp — email-платформа c полноценным сервисом даже в бесплатной версии, но на английском языке. Интегрируется с Google Analytics, Tilda, Facebook, Shopify. Бесплатная версия — до 2000 подписчиков или до 10 000 писем в месяц.

Mindbox — российская CDP, customer data platform или платформа данных клиентов. Помогает собирать и хранить данные о клиентах и их обращениях в одном месте, сегментировать покупателей и построить с ними правильную коммуникацию с помощью писем, сообщений в мессенджеры и звонков.

Это позволяет персонализировать сайт и рассылки для каждого клиента и показывать товары, спецпредложения и рекламу, которые его заинтересуют.

eSputnik — CDP-платформа, которая помогает объединять данные контакта в одном профиле, настраивать сценарии взаимодействия с пользователем, когда он бросил корзину или просмотрел товары. Можно настроить товарные рекомендации по интересам пользователя.

Calltouch — российский сервис коллтрекинга и сквозной аналитики: определяет, с какого рекламного канала пришел клиент. Это помогает измерять эффективность всех рекламных каналов и вкладывать деньги только в те, которые приносят доход.

Автоматизация управления проектами

Построить командную работу над проектами — значит сделать процесс прозрачным и удобным для каждого его участника. В этом поможет автоматизация управления проектами.

Есть специальные сервисы, в которых задачи находятся на одном экране, и каждый сотрудник, который участвует в процессе, видит, что с задачей, на каком она этапе и когда требует внимания.

Trello — один из самых популярных сервисов. Интуитивно понятный и функциональный интерфейс: одна задача — одна карточка. Работа над задачей делится на шаги — это колонки, по которым можно двигать карточку.

У Trello функциональный бесплатный тариф, ограничен 250 действиями в месяц С помощью Zapier можно интегрировать с онлайн-сервисами: Google Drive, MailChimp, Slack и другими.

«Планфикc» — рабочее пространство, в котором настраивают структуру компании и задают сотрудникам роли, чтобы у каждого был доступ только к определенным проектам, задачам и данным.

Можно пригласить в «Планфикс» временного сотрудника и дать ему доступ только к тем задачам, которые не являются коммерческой тайной.

Asana. В этом сервисе визуализируют задачи пятью способами: список, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. Каждый выбирает удобный для себя вариант. Сотрудники обсуждают задачи на разных уровнях: в самой задаче, в проекте и в чате команды.

Автоматизация бухгалтерских и налоговых отчетов

Вести бухучет в Excel и вручную заполнять бухгалтерские отчеты — реально. Но чем больше в учете ручной работы, тем выше риск ошибок, пени, штрафов, а то и судов.

Расскажем о двух программах, которые помогают автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет.

«Контур.Эльба» — сервис электронной бухгалтерской и налоговой отчетности, есть отдельный функционал для малого бизнеса на УСН и патенте.

Система помогает ускорить сдачу отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Автоматически рассчитывает налоги с дохода и зарплат, создает платежки и напоминает, когда их нужно заплатить.

Помогает предпринимателю или бухгалтеру составлять счета, акты, накладные и УПД, а также передает их в систему электронного документооборота «Диадок».

1С: Упрощенка. Бухгалтерское ПО для компаний и ИП на упрощенной системе налогообложения от 1С.

В интерфейсе есть все функции для бухгалтерского и налогового учета малого бизнеса: ведение хозяйственной деятельности, расчетные операции по кассе и банку, расчеты по заработной плате, расчет налогов и взносов.

Когда доход компании вырастет и нужно будет перейти на общую систему налогообложения, достаточно будет просто поменять настройки в программе.

Автоматизация разработки и создания сайтов и приложений

Не обязательно делать сайт с нуля — дизайн, верстку, кодинг. Есть конструкторы сайтов, которые помогают сэкономить деньги и время на разработке.

Такие сайты можно интегрировать с нужными программами и платформами без участия разработчиков. Для сайтов, собранных в конструкторах, не нужен отдельный хостинг.

Расскажем о трех популярных конструкторах сайтов и одном конструкторе приложений.

uCraft подходит для небольших компаний и фрилансеров. На бесплатном тарифе доступен только базовый шаблон: можно сделать промостраницу или лендинг для сбора контактов. Есть возможность подключить собственный домен и работать с инструментами для SEO-продвижения.

Wix — конструктор сайтов с технологией Drag&Drop: просто зажимаете левой кнопкой мыши нужный блок и перетаскиваете его на рабочее пространство. Сайты получаются адаптивные — хорошо смотрятся на десктопе и смартфоне.

Tilda. В «Тильде» есть готовые шаблоны сайтов и еще 550 готовых модулей, из которых можно собрать лендинг, интернет-магазин или новостной портал. Конструктор интуитивно понятен, есть drag&drop, чтобы просто перетаскивать готовые блоки в макет.

Есть также возможность собрать веб-сайт с нуля, но для этого нужны знания html-верстки. 

Cайты на «Тильде» хорошо индексируются поисковыми системами, можно добавить мета-описания и заголовки на страницах для поисковой оптимизации сайта.

В бесплатной версии можно опубликовать только один сайт.

IBuildApp — конструктор приложений для смартфонов на Android и iOS. Подойдет тем, кто не разбирается в разработке: простой drag&drop редактор, встроенная система управления контентом (CMS) и около тысячи шаблонов. Есть пробный бесплатный период.

Как избежать ошибок при автоматизации бизнес-процессов

1. Смотреть не на фичи системы автоматизации бизнеса, а на то, может ли софт справиться с вашими сценариями работы. Чтобы это проверить, составьте список сценариев и попросите представителя приложения показать, как это решается в их программе. Это поможет понять, подходит ли ПО по скорости, удобству и возможностям.
2. Тестировать разные программы для автоматизации малого бизнеса: одна может не подойти по функционалу, другая — по дизайну, третья — по цене.
3. Начинать с важных для компании процессов, чтобы убедиться, что время сотрудников действительно экономится, а ошибок стало меньше. Если теряются данные о заказах, то лучше начать с внедрения CRM, а не с переноса проектов в онлайн-сервис.
4. Собирать обратную связь от сотрудников: если они с чем-то испытывают сложности, им можно помочь с обучением.
5. Внедрять сервисы по необходимости, а не потому, что их внедряют другие. У всех бизнесов разные процессы, даже у конкурентов в одной нише, и каждому могут подойти разные решения.

Источник