30 марта 2022
Малый бизнес и электронный документооборот: чего ждать
Пока что распространение ЭДО так и не стало повсеместным: многие фирмы используют бумажный документооборот. Но вводятся новые положения законодательства, под которые предприятиям приходится подстраиваться. Насколько малый бизнес к этому готов?
Что говорит ФНС
К 2024 государство планирует сделать ЭДО обязательным для всех компаний. Такую цель власти прописали в концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утверждена Правительственной комиссией по цифровому развитию).
Предполагается, что в 2024 около 95% счетов-фактур и 70% товарных накладных бизнес будет формировать в электронном виде. Полностью на ЭДО перейдут транспортные и кадровые документы. ФНС внедрит формат универсального передаточного документа.
В силу вступят новые правила документооборота. Например, физлица с правом подписи документов от лица организации должны будут получать от доверителя электронную доверенность. Такой порядок ожидается уже с 2023 года.
Чтобы вводить ЭДО повсеместно было удобнее, упростили процедуру получения электронной подписи, без которой ЭДО не возможен. Теперь ее можно сделать напрямую в ИФНС и даже в некоторых банках. Полный список аккредитованных удостоверяющих центров есть на сайте Минцифры.
ЭДО в системе прослеживаемости товаров: что ждет малый бизнес
Отчетность по прослеживаемым товарам продавцы сдают в налоговую в электронном виде. Стартовала эта система в 2021 году. Ее суть — в партионном и документальном учете определенных товаров, ввозимых из-за границы.
Поэтому все, кто начинает работать с прослеживаемыми товарами по умолчанию становится участником ЭДО.
Малый бизнес и система маркировки товаров
С целью ликвидировать подделки, к 2024 году власти планируют маркировать все потребительские товары. Сегодня обязательной маркировке подлежат определенные товарные группы. Например: сигареты, обувь, лекарства и др.
Как и с системой прослеживания, малый бизнес оказался не готов к автоматизации документооборота по маркировке товаров. Небольшим предприятиям и особенно ИП обучиться и следовать правилам маркировки самостоятельно довольно трудно. Важно оценивать возможности бизнеса, начиная работать с ТМЦ.
Тенденции
Несмотря на определенные сложности, малый бизнес понемногу осваивает ЭДО. Пока картина по большей части такая:
- входящий поток документов гораздо больше исходящего;
- ИП используют ЭДО более активно, чем ООО;
- чем меньше компания, тем доля передаваемых по ЭДО первичных документов больше;
- чем меньше город, тем активнее используется ЭДО. Малый бизнес в небольших городах часто работает с контрагентами из других регионов, использование ЭДО позволяет сэкономить.
Чаще всего ЭДО используют компании по операциям с недвижимостью (по ЭДО передается 23,3% документов). При оказании бизнес-услуг (17,2%), а также консалтинга и научных разработок (14,7%).
К отраслям, меньше всего применяющим ЭДО, относятся общепит, гостиничный бизнес, строительство и торговля.
Что в итоге?
Пока мы видим, что малый бизнес не готов к полному переходу на ЭДО. Многие предприятия по-прежнему используют бумажный документооборот. Основная причина — недостаточная подкованность в технических и законодательных аспектах. Отсюда сложности в самостоятельном переходе на новые форматы работы. Но все не так плохо. Малый бизнес постепенно адаптируется к ЭДО. Только медленнее, чем крупные компании.
Уже сегодня для помощи малым предприятиям создаются необходимые условия:
- формируются рабочие группы по вопросам электронного документооборота. Цель — информационная поддержка основных изменений и разъяснение вопросов, возникающих при работе с электронными документам;
- для облегчения работы с маркировкой и передачи необходимых данных создан бесплатный сервис «ЭДО Лайт»;
- понимая запрос малого бизнеса на комплексные решения, включающие «все и сразу», IT-компании разрабатывают приложения и сервисы, облегчающие работу с ЭДО. Например, приложения, позволяющие заказать ЭЦП и подключиться к одному из нескольких операторов ЭДО на выбор.