12 мая 2023
Машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года: что важно знать
С 1 сентября 2023 года машиночитаемая доверенность (МЧД) при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации станет обязательной.
Переход на МЧД закреплён в законе от 19.12.2022 № 536-ФЗ. До этого времени бизнес должен перестроить внутренние процессы и адаптировать информационные системы для работы по новым правилам.
Что такое МЧД
МЧД – это доверенность в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы от имени организации.
Машиночитаемая доверенность позволяет сотрудникам представлять интересы компании в электронном документообороте с контрагентами: сдавать отчётность, выставлять счета, оформлять закрывающие документы.
Как выглядит МЧД
МЧД представляет собой файл в формате XML, который определяет полномочия сотрудника и подписывается электронной подписью юридического лица.
Машиночитаемая доверенность содержит в себе следующие данные:
- название, номер и срок действия доверенности;
- сведения о работодателе (доверителе);
- сведения о сотруднике (поверенном);
- операции, которые может выполнять поверенный (полномочия).
Какой формат актуален
Требования к форме МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. В марте 2023 года на портале Госуслуг в разделе «Машиночитаемые доверенности» был опубликован единый формат МЧД, который уже можно использовать для B2B- и B2G-обмена.
Что изменится с обязательной МЧД
К сентябрю 2023 года каждый сотрудник организации должен получить машиночитаемую доверенность. МЧД создаёт на сотрудника работодатель и подписывает её своей КЭП. В документе он указывает срок действия доверенности и полномочия сотрудника.
Одну МЧД можно выдать сразу на группу сотрудников. А в одной МЧД можно указать сразу несколько полномочий: по одной доверенности сотрудник может выполнять разные операции.
Сотрудник при оформлении документов от имени организации прикладывает к ним файл МЧД, но подписывает их своей электронной подписью физического лица. Подписывать документы без МЧД могут только руководители.
Юридические лица будут обязаны передавать все выданные МЧД в единый реестр машиночитаемых доверенностей ФНС России, запуск которого тоже запланирован на 1 сентября.
Как повлияет переход на электронную подпись
Когда МЧД станет обязательной, электронная подпись юридического лица, которую раньше использовали при подписании документов от имени организации, утратит силу.
Теперь сотрудник будет подписывать документы своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подпись он получает самостоятельно в удостоверяющем центре на своё имя как физическое лицо. Ключ защищён от передачи другим лицам – это повышает безопасность операций.
Что такое классификатор полномочий и зачем он нужен
Классификатор поможет быстро определить полномочия сотрудника и корректно отобразить их в МЧД.
Классификатор полномочий – это портал с переченем полномочий сотрудника, которые следует указывать в машиночитаемой доверенности. Каждое полномочие содержит наименование, дату включения в классификатор и уникальный идентификационный номер – именно он даёт право подписи.
Обязанность вести и заполнять классификатор возложена на Минцифры. Порядок работы с инструментом утверждён приказом ведомства от 18.08.2021 № 856. Актуальный классификатор размещён на сайте «Единой системы нормативной справочной информации» (ЕСНСИ).
Как корректно добавить МЧД к юридически значимым документам при их подписании
Стандартно при подписании универсальных передаточных документов (УПД) машиночитаемая доверенность передаётся вместе с ними в формате XML.Также МЧД можно направить в виде метаданных или с помощью блока инфополей.
Дополнительно Минцифры совместно с ФНС планируют обновить XSD-схему для юридически значимых документов и добавить в неё возможность прикреплять МЧД.
Следует ли отправлять МЧД вместе с каждым электронным документом
Каждый электронный документ, когда сотрудник совершает какие-либо действия от имени компании, должен быть снабжён машиночитаемой доверенностью в виде отдельного файла или ссылкой на неё.
Работайте с МЧД без ограничений в личном кабинете Docrobot
Docrobot обновил личный кабинет пользователя и добавил возможность полноценно работать с машиночитаемой доверенностью на платформе.
Теперь пользователям доступны следующие возможности.
Все операции с МЧД
Для работы с МЧД достаточно перейти во вкладку «Доверенности», нажать кнопку «Добавить доверенность» и создать документ. Затем следует указать дату и заполнить данные доверителя.
В личном кабинете можно совершить все необходимые действия с МЧД: откорректировать, подписать, отправить, отобразить в формате PDF. В любой момент доверенность можно отозвать или передоверить – для этого нужно только выделить опцию галочкой.
Предусмотрены статусы МЧД, которые помогут отследить операции с документом.
Автоматическое добавление МЧД к документу
Личный кабинет Docrobot позволяет прикрепить МЧД автоматически: достаточно обозначить связь между документом и доверенностью в файле Description. После этого каждый УПД, подписанный электронной подписью, будет передаваться вместе с МЧД.
Проверка электронной подписи и статуса МЧД
Docrobot автоматически проверяет соответствие электронной подписи уполномоченному сотруднику и статус МЧД в системе ФНС России.
Полномочия для МЧД пока необходимо проверять самостоятельно. Когда будет утверждён единый классификатор полномочий, функционал для проверки корректности полномочий появится на платформе Docrobot.
Хотите быть в курсе последних новостей и событий? Подписывайтесь на телеграм- канал «Бизнес в Кузбасс